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A missão do Idesam (Instituto de Conservação e Desenvolvimento Sustentável da Amazônia) é promover uma nova economia de base inclusiva e sustentável na Amazônia, criando conexões aos atores de suas cadeias de valor e apontando caminhos inovadores para a conservação e a redução da pobreza.

  • Segmento: Organização sem fins lucrativos
  • Áreas temáticas: Estruturação de Redes de Valor Sustentáveis, Governança Territorial, Serviços Ambientais, Inovação em Bioeconomia, Aceleração e Investimento em Negócios.
  • Região: Amazônia, Brasil
  • Tipo de Projeto: CRM, Captação de Recursos, Gestão de Portfólio, Avaliação de Impacto, Gestão de Projetos, Monitoramento e Avaliação (M&A/MEL/MERL/MEAL)
  • Soluções: Plataforma Salesforce, Amp Impact, Many2Many, Nonprofit Cloud

Resultados

  • Um sistema que unifica as funções de CRM, captação de recursos de pessoas jurídicas, gestão de portfólio e avaliação de impacto
  • Gestão aprimorada de dados relacionados a projetos e ações
  • Capacidade de visualizar dados de programas e projetos, incluindo classificações por áreas temáticas como “Rede de Valor”,  “Território”, “Negócio/Organização apoiada”

Objetivo

  • Implementar um sistema unificado para gerenciamento de informações em toda a organização
  • Melhorar a gestão dos dados de seus projetos e captação de recursos

Desafios

  • Gerir uma grande diversidade de planilhas desconectadas com informações de CRM, captação,
    o acompanhamento de projetos que apoiam 30 cadeias de valor e as métricas de impacto para 3.290 beneficiários
  • Lidar com dados e processos que estavam fragmentados em diferentes áreas da organização
  • A falta de uma fonte centralizada de dados dificultava a obtenção de uma visão consolidada sobre a contribuição dos projetos —  distribuídos por 6 estados e 10 áreas protegidas da Amazônia — para os objetivos estratégicos da organização

Solução

  • Plataforma Salesforce para ONGs para gestão de Doadores, Doações, Parceiros, Prestadores de Serviços e suas interações com o Idesam
  • Amp Impact, um aplicativo da Vera Solutions, que funciona na Plataforma Salesforce, para gestão de Portfólio de Projetos e Avaliação de Impacto

Abordagem

  • Planejamento Colaborativo entre a Vera e o Idesam
  • Levantamento detalhado de requisitos para design do sistema
  • Configuração iterativa, com feedback constante do Idesam
  • Gestão de mudanças para garantir o alinhamento dos stakeholders e preparar a organização para a adoção da nova tecnologia

Benefícios hoje

  • Capacidade de gerenciar e visualizar dados de CRM, captação de recursos PJ, gestão de portfólio e avaliação de impacto de forma integrada em uma única plataforma
  • Melhoria na gestão de relacionamentos com financiadores, parceiros e outros stakeholders
  • Ferramentas robustas para monitorar o desempenho de projetos, acompanhar indicadores, metas e resultados, e avaliar o impacto socioambiental junto aos 3.290 beneficiários

Capacidades dos usuários

  • Gestão de Relacionamento e Captação de Recursos
  • Gestão de Projetos e Avaliação de Impacto

Próximos Passos

  • As etapas imediatas incluem, a execução de pequenas melhorias e a integração do sistema com Power BI para mostrar dados de indicadores do Salesforce no site da organização

Melhorias Futuras

  • Áreas potenciais para expansão podem envolver a implementação de módulo para captação de recursos de pessoas físicas, a integração com outros sistemas externos, como o Mailchimp ou seu sistema financeiro, e o gerenciamento de propostas de parceiros

Goals

  • Replace the fragmented legacy IBIS system with a Salesforce solution
  • Implement a grant and partner management application (Levi) to govern projects and streamline financial and compliance processes efficiently
  • Establish a single source of truth to improve cross-team collaboration and ensure seamless system interoperability

Challenges

  • Manual data entry across multiple systems, spreadsheets, and documents was time-consuming and prone to errors
  • Outdated, unsynchronized systems required excessive effort and no longer met the organization’s evolving needs
  • Teams lacked a central place for project and budget data, making performance tracking difficult
  • Compliance officers had no tailored system, leading to duplication of tasks

Solutions

  • Salesforce and AMP Impact-based grant and partner management system called ‘Levi’
  • Financial management, including partner payment requests/updates
  • Azure Services for data synchronization 
  • Custom integrations with financial, user, and document management systems (Google Drive)

Approach

  • Discovery and alignment meetings were conducted to gather requirements
  • The process was structured into three phases: discovery, design, and four-week delivery sprints
  • Levi was implemented, including design, configuration, testing, and deployment
  • Utilized a hybrid/agile approach, train-the-trainer sessions, and user guides
  • Provided roll-out assistance, Managed Services, and Amp Impact support
  • Currently addressing ongoing updates and enhancements, including a partner portal and an assessment/form integration

Benefits

  • Synchronizes data amongst  systems in near real-time
  • Aligns grant and project data for simplified compliance reporting
  • Provides deeper insights into project performance through partner collaboration
  • Enhances portfolio decisions by ensuring clear ownership and effective system use

High-level user capabilities

  • Grant managers can effectively manage grants for partner organizations, ensuring compliance and optimal fund utilization
  • Program managers can oversee all program aspects, including planning, implementation, progress monitoring, and impact measurement

Next Steps

  • Explore the potential to bring in Grant Acquisitions Management to provide visibility across the organization to track grant values, burn rates, and financial and donor data in real time

Future Plans

  • Current plans are improving and adapting the UI/X to reinforce user adoption/training through AI and in-app guidance. Along with exploring opportunities to bring in more business functionality into our Levi System

André Luiz Menezes Vianna

Diretor Técnico

“O trabalho em conjunto Vera Solutions e Idesam permitiu a construção de uma solução adequada às necessidades do Idesam. Ao mesmo tempo, o processo de criação gerou apropriação da ferramenta e treinamento da equipe Idesam que está liderando a gestão da plataforma. Agora, estamos aprimorando o sistema e trabalhando no engajamento da equipe, utilizando os resultados da plataforma como motivação para seu uso adequado e regular.”

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