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Para uma organização sem fins lucrativos jovem como a California Volunteers Fund (CV Fund), dedicada a enfrentar desafios comunitários com parcerias e serviços, a necessidade de um sistema de CRM mais eficiente era evidente. Por isso, tomaram a decisão estratégica de adotar o Salesforce Nonprofit Cloud (NPC) para aprimorar sua gestão de doações e captação de recursos.
Neste blog, queremos compartilhar os aprendizados e as percepções da nossa primeira implementação do NPC, unindo as óticas do CV Fund e da Vera Solutions. Esperamos que essa experiência possa ajudar outras organizações que estão considerando adotar o produto.
O CV Fund enfrentava, historicamente, desafios com ferramentas ultrapassadas e processos manuais, que atrasavam o acompanhamento de doadores e a gestão da captação de recursos. Lidar com uma rede de 1.000 a 2.000 organizações usando apenas planilhas tornou-se inviável. Eles precisavam de uma solução completa para gerenciar doadores, acompanhar compromissos, administrar grants recebidos e executar campanhas de forma eficaz.
Identificando essas lacunas, o CV Fund firmou uma parceria com a Vera Solutions em dezembro de 2023 para implementar o Salesforce NPC para Captação de Recursos. Nossa participação no Salesforce Nonprofit Cloud Partner Design Program no ano anterior nos deu uma visão privilegiada do ecossistema da Nonprofit Cloud.
O projeto começou oficialmente em fevereiro de 2024, quando alinhamos todas as expectativas para garantir uma implementação tranquila e de sucesso. Ao longo de 22 semanas, a colaboração entre a equipe do CV Fund e os consultores da Vera Solutions nos EUA e no Brasil foi intensa. Em maio de 2024, o sistema entrou no ar e hoje é usado para acompanhar a captação de recursos, os grants recebidos e concedidos, e para gerenciar contatos e contas no CRM.
Os Ganhos do CV Fund com o Salesforce NPC para Captação de Recursos
1. Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)
O CV Fund precisava de um sistema de CRM que pudesse automatizar tarefas e eliminar as dores de cabeça do gerenciamento de dados. A implementação do NPC mudou a rotina de trabalho da equipe. Eles conseguiram aposentar ferramentas antigas e passaram a gerenciar tarefas e dados com muito mais eficiência. As automações nativas do sistema liberaram um tempo precioso, permitindo que a equipe se concentrasse mais na missão da organização.
2. Acompanhamento de Eventos
A organização precisava de um jeito de acompanhar seus eventos e manter os doadores informados em tempo real. Embora a funcionalidade padrão do Salesforce já permita uma gestão básica de tarefas, o NPC leva o acompanhamento de eventos a outro nível. A ferramenta vai além de simples tarefas, incorporando diversas atividades e oferecendo ao CVF uma visão 360º de seus eventos. A equipe passou a poder criar cronogramas detalhados, cobrindo cada aspecto dos projetos do início ao fim. Além disso, a análise de dados agora permite entender o que funcionou, identificar pontos de melhoria e tomar decisões mais estratégicas para eventos futuros.
3. Captação de Recursos
Outra dificuldade do CV Fund era gerenciar seu funil de captação de recursos de maneira eficaz. Com a nova solução, a equipe agora consegue monitorar oportunidades, acompanhar empenhos, gerenciar doações e rastrear transações com eficiência, o que aprimorou significativamente sua capacidade de lidar com a captação de recursos tanto de indivíduos quanto de instituições.
4. Gestão de Grants
A organização necessitava de um sistema para monitorar os pagamentos de grants recebidos com mais eficiência. Com o NPC, o CV Fund passou a gerenciar a captação e os grants de forma muito mais integrada. A plataforma permite acompanhar e gerenciar as candidaturas a grants com registros personalizáveis que incluem detalhes importantes, estágios e prazos. Também tornou possível rastrear pagamentos com precisão através do recurso “Pagamentos”, garantindo relatórios financeiros exatos e otimizando os fluxos de trabalho operacionais e financeiros.
“Somos profundamente gratos à Vera Solutions pela capacidade de resposta excepcional e pelas explicações claras durante toda a nossa colaboração. A abordagem colaborativa e a orientação que nos deram fez com que sentíssemos que eles eram parte da nossa equipe no CV Fund. A gente se empolgava a cada nova funcionalidade que a Vera apresentava, algo que foi fundamental para estabelecermos nossos sistemas de CRM e captação de recursos. A habilidade deles em traduzir nossas necessidades com agilidade e precisão foi decisiva para alcançarmos nossos objetivos, melhorando nossa eficiência diária e ampliando nosso impacto.”
– Stakeholder do CV Fund
O cronograma de implementação foi o seguinte:
O lançamento aconteceu em maio de 2024, sustentado por um processo contínuo de atualizações na documentação, treinamento e testes de garantia de qualidade.
A nova solução do cliente oferece:
- Um sistema de CRM otimizado com o Nonprofit Cloud para Captação de Recursos
- Processos mais fluidos para captação de recursos institucional, grants recebidos e gestão de eventos
- Insights de dashboards para tomar decisões mais informadas sobre estratégias futuras de captação de recursos
- A capacidade de substituir ferramentas desatualizadas e gerenciar tarefas e dados com mais eficiência
O CV Fund está agora pronto para melhorar a captação de recursos e a gestão de grants recebidos, para garantir que, no futuro, sempre haverá um manuseio e distribuição de fundos tranquilo para os parceiros da comunidade.
Quer saber como é implementar o Salesforce Nonprofit Cloud?
Fizemos algumas perguntas à equipe do projeto.
Veja o que eles disseram:
Pensando no projeto, o que deu certo?
Esta implementação do NPC para Captação de Recursos foi um marco significativo para nós, especialmente por ser a nossa primeira vez trabalhando com este novo produto. O caso de uso do cliente se alinhou naturalmente com os recursos e componentes do NPC, incluindo fluxos guiados para gerenciar designações de doações, doações únicas, agenda de doações, objetos relacionados à captação de recursos e relatórios e dashboards detalhados orientados a doações. Essas novas ferramentas forneceram ao CV Fund uma solução sólida e confiável para suas necessidades de captação de recursos, permitindo que eles abandonassem os processos manuais.
Mas o que realmente se destacou durante este projeto foi nosso forte relacionamento de trabalho com o CV Fund. Desde o início, nos integramos bem com a equipe deles. Foi ótimo ver como nos tornamos mais próximos de colegas do que apenas consultores externos. Esse nível de camaradagem e respeito mútuo tornou a colaboração excepcionalmente tranquila e produtiva.
Como foi o engajamento do cliente?
Este projeto foi um dos nossos favoritos devido ao alto nível de engajamento do cliente. A equipe do CV Fund fez um excelente trabalho ao comunicar seu processo de captação de recursos, stakeholders e metas organizacionais e de sistema. Seu profundo entendimento ajudou a facilitar um processo tranquilo de design, desenvolvimento, configuração e teste.
“Esta não foi minha primeira vez trabalhando com o NPC, mas foi minha primeira vez trabalhando com os objetos do NPC para Captação de Recursos e muitos dos common components (componentes comuns) agora disponíveis, como Interest Tags, Action Plans e o ARC. Acho que este foi um caso de uso muito bom em termos de ver do que o NPC para Captação de Recursos é capaz. Gostei de aprender mais sobre como os objetos relacionados a doações funcionavam e como o NPC para Captação de Recursos suporta a gestão de doações a partir de oportunidades de transação”, compartilhou Kai.
“O CV Fund foi sempre muito receptivo, aberto e proativo durante todo o projeto. Isso facilitou bastante o fluxo de trabalho e permitiu flexibilidade onde necessário”, expressou Isabella.
O que você mudaria da próxima vez?
Todo projeto enfrenta alguns desafios, mas ao superá-los, obtemos ótimos aprendizados. Buscamos sempre entender melhor como as novas soluções afetarão as organizações inteiras a longo prazo. Um aprendizado importante deste projeto é que é crucial pensar não apenas nas metas de curto prazo e nas vitórias rápidas, mas também em como as decisões impactarão a organização no futuro. Isso é algo que conversamos frequentemente com nossos clientes, enfatizando a necessidade de planejamento cuidadoso e pensamento prospectivo em cada projeto.
“No início do projeto, é crucial identificar a carga de trabalho esperada do cliente e seu impacto em suas operações diárias para evitar a implementação durante seus períodos de maior movimento”, compartilhou Alan.
Como o NPC para Captação de Recursos está ajudando o CV Fund?
Quando o CV Fund começou a usar o NPC para Captação de Recursos, isso fez uma diferença enorme em seus processos de arrecadação. Não apenas as tarefas foram automatizadas de forma mais fluida, mas a capacidade de configuração do sistema facilitou a manutenção e a personalização.
O recurso de Acompanhamento de Eventos os ajuda a garantir que os doadores recebam atualizações oportunas. Também ajuda a gerenciar campanhas e permite que o CV Fund veja o quão bem eles alcançaram as pessoas usando o recurso Campanhas. Com a ajuda do Salesforce NPC, o CV Fund começou a realizar campanhas de sucesso, gerenciar melhor os recursos e monitorar a eficácia do alcance usando relatórios detalhados.
Houve algum desafio imprevisto com o Salesforce NPC para Captação de Recursos?
Como o NPC para Captação de Recursos é novo, existem alguns desafios de compatibilidade com managed packages (pacotes) existentes. No entanto, isso nos permitiu, como consultores, ser criativos na busca por soluções. Ao planejar e alocar tempo extra, conseguimos garantir que tudo permanecesse nos trilhos e pudemos entregar os resultados que o CV Fund precisava.
Que conselho você daria para alguém que está considerando o Salesforce Nonprofit Cloud para Captação de Recursos?
Se você está considerando o Salesforce Nonprofit Cloud para Captação de Recursos, aqui estão algumas diretrizes importantes a serem lembradas:
- Experimente a versão de avaliação gratuita do NPC para Captação de Recursos para explorar seus recursos e dados de amostra para entender melhor a solução
- Obtenha todas as informações e o licenciamento de que você precisa com antecedência
- Use os recursos do Salesforce e o Trailhead para expandir seu conhecimento
- Escolha um parceiro Salesforce com uma equipe técnica forte
Por que escolher a Vera Solutions?
Com 15 anos de experiência trabalhando com organizações sem fins lucrativos, a Vera Solutions tem sido líder no desenvolvimento de soluções de captação de recursos, gestão de portfólio e programas, medição de impacto e gestão de grants na plataforma Salesforce. Tendo assumido um papel de consultoria no desenvolvimento do conjunto de produtos do Nonprofit Cloud (NPC), temos insights e recomendações importantes sobre onde o NPC pode agregar valor e gerar eficiência para sua organização.
Atualmente, mais de US$ 12,5 bilhões em programas, grants e projetos que promovem os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU são gerenciados usando o principal produto da Vera, o Amp Impact. Nossa equipe possui amplo conhecimento do setor sem fins lucrativos e profunda experiência em fornecer as soluções certas para uma vasta gama de clientes.
Nós também oferecemos:
- Um grande grupo de Consultores Salesforce altamente qualificados e experientes, com mais de 460 certificações Salesforce ativas
- Experiência na entrega bem-sucedida de mais de 1.600 projetos no setor social
- Mais de 430 clientes em mais de 150 países
- Uma equipe dedicada localizada em 5 continentes, cobrindo mais de 23 idiomas
Como um Salesforce International Impact Partner de longa data, nos dedicamos ao ecossistema do Salesforce há 15 anos. Com o crescimento do Amp Impact, a Vera Solutions também foi reconhecida duas vezes como Salesforce.org Product Partner of the Year (2019, 2022) e com um Partner Innovation Award (2021). Como tal, estamos constantemente avaliando os recursos e aprimoramentos mais recentes da plataforma Salesforce e como eles podem ser aproveitados para apoiar as missões de nossos clientes.
