Organizações geralmente têm dificuldades em escolher uma nova tecnologia para facilitar o seu dia a dia. Por isso, trouxemos 3 perguntas e 10 critérios que podem contribuir com esse processo de escolha.
Há alguns anos, criamos 3 perguntas que as organizações devem se fazer e 10 critérios que devem avaliar ao escolher uma tecnologia. Aplicamos esse modelo para diversos clientes em diferentes níveis de maturidade tecnológica e funcionou muito bem para organizações de grande e pequeno porte, tecnologias em nuvem e móveis e também para uma variedade de sistemas. Por isso, resolvemos compartilhar aqui para que outras pessoas possam também se beneficiar e refletir sobre o seu processo de escolha de tecnologia.
Pergunta 1: Até que ponto essa tecnologia atende nossas necessidades atuais?
Embora muitas vezes seja difícil tomar a decisão de quais tecnologias as organizações irão utilizar, essa questão é crítica porque ela define como a ferramenta ou plataforma em questão fornecerá valor em curto prazo para a organização. Para responder a essa pergunta, divida ela em três critérios:
1. Funcionalidades: Os recursos apresentados por esta tecnologia atendem às suas necessidades? Se não, é possível mitigar essas faltas por meio de uma configuração/desenvolvimento adicional? Liste todos os requisitos que você pode imaginar, agrupando os que estão interligados uns com os outros. Em seguida, classifique cada requisito como ‘must-have’, ‘should-have’, ou ‘could-have’.
2. Facilidade de uso: Quão intuitivo e fácil de entender é a interface e a experiência do usuário dessa tecnologia? Todos nós temos opiniões fortes sobre algum produto, mas os usuários finais são aqueles em quem devemos confiar para darem as melhores críticas. É comum nós olharmos a usabilidade do produto apenas na perspectiva do usuário na hora da coleta de seus dados, porém a facilidade de uso no gerenciamento, análise e visualização desses dados é tão importante quanto.
3. Segurança: Podemos confiar que nossos dados estarão seguros nessa tecnologia? Pense em segurança através de duas lentes: uma interna e outra externa. Internamente, avalie até que ponto você poderá controlar o acesso e as permissões dos usuários. Externamente, você precisará garantir que seu sistema esteja seguro com recursos como SSO e autenticação por dois fatores.
Pergunta 2: Até que ponto essa tecnologia vai satisfazer nossas expectativas futuras?
Essa questão é quase sempre mais importante do que a primeira, mas frequentemente recebe menos atenção no processo de seleção. Vamos olhar para este ponto sob quatro critérios.
4. Flexibilidade: Com que facilidade a solução evolui à medida que sua organização evolui e seus requisitos crescem? Para avaliar a flexibilidade, você precisa entender quanto configuráveis são seus recursos de automação e análise, e quão fácil ou difícil é adaptar ou ampliar o modelo de dados em uso.
5. Interoperabilidade: Quão bem a tecnologia ‘conversa’ com outras tecnologias que sua organização usa? Com que facilidade os dados podem fluir dessa ferramenta para outras ou vice-versa?
6. Inovação: Quanto investimento e esforço estão sendo feitos para melhorar a tecnologia e sua adoção? Não considere apenas o que uma ferramenta oferece hoje, analise seu histórico de inovação para antecipar o que será oferecido no futuro.
7. Ecossistema: Quão forte e conectada é a comunidade de usuários e parceiros dessa tecnologia? Quão fácil é o acesso às informações que ajudarão você a solucionar problemas com a tecnologia? Plataformas com comunidades gigantescas e bem conectadas, como o Salesforce, oferecem ajuda, treinamento e centenas de parceiros em todo o mundo.
Pergunta 3: Até que ponto a tecnologia funcionará dentro do seu orçamento?
Tomar uma decisão estratégica sólida depende da compreensão do Custo Total de Propriedade (TCO) da tecnologia. O TCO divide-se em três componentes: custos de implementação, custos de licença e custos de manutenção.
8. Custos de implementação: Quanto nos custará direta e indiretamente para projetar, configurar e implementar esta ferramenta? Calcule qual investimento inicial será necessário, incluindo o tempo interno da equipe necessário para ajudar a projetar, testar e adotar a ferramenta.
9. Custos em licenças: Quanto será preciso pagar anualmente em licenças para ter esta tecnologia? Embora muitas ferramentas excelentes ofereçam um modelo ‘freemium’, a maioria das tecnologias que vale a pena usar são licenciadas.
10. Custos de manutenção: O que será preciso fazer e quanto irá custar para dar suporte a esta tecnologia? Estudos sugerem que os custos de manutenção tendem a representar de 40 a 80% do TCO. Quanto mais personalizada sua solução é, maiores serão seus custos de manutenção, incluindo o tempo dos Administradores do Sistema, serviços de suporte do fornecedor, e custos indiretos como a frustração da equipe ao usar uma tecnologia inflexível.
Em Resumo
Independentemente de você estar atrás de uma nova solução de CRM, ERP, MIS ou ICT4D, a escolha de uma tecnologia pode ser intimidadora e cheia de nuances. Esperamos que essas dicas ajudem sua organização a chegar a uma escolha equilibrada, cuidadosa, que atenda às suas necessidades atuais, futuras e ao seu orçamento.